Die Maatskappywet plaas heelwat verpligtinge en verantwoordelikhede op jou as direkteur en die maatskappy in die algemeen as deel van die voorgeskrewe nakomingsverpligtinge.

Dit is daarom belangrik om behoorlik notules van die direksie- en komiteevergaderings voor te berei, te sirkuleer vir bevestiging en aanvaarding en om dit dan te bewaar. Dit is nie net ‘n wetlike voorskrif nie, maar dit is ook nodig vir goeie korporatiewe bestuur en vir die volledige rekordhouding van besluite en besluitnemingsprosesse.

Ons kyk hierna en gebruik die bekende VYF woorde – Wie, Wat, Waar, Wanneer en Hoekom.

“A company must keep minutes of the meetings of the board, and any of its committees…” (Aldus ons Maatskappywet.)

Ons sien toenemend goeie voorbeelde van waarom dit so belangrik is dat direksies gereeld openlik en krities met mekaar moet vergader en met die uitdagings van hul maatskappy moet omgaan. Ons kan die belangrikheid van behoorlike notules en rekordhouding van besluite en besluitnemingsprosesse nie genoeg beklemtoon nie. Dink maar aan Steinhoff en ander korporatiewe skandale wat regoor die wêreld voorkom.

Ons Maatskappywet verleen enersyds aan direkteure wye magte om hul maatskappye te bestuur; terwyl dit andersyds fidusiêre en wetlike verantwoordelikhede op direkteure plaas in die uitvoering van hul pligte. Indien dit nie nagekom word nie, is daar gevolge vir die direkteure in hul persoonlike hoedanighede sowel as vir die maatskappy as entiteit.

Een van die eerste linies van verdediging om hierdie risiko te beperk is om seker te maak dat daar behoorlike notules van alle direksie- en komiteevergaderings gehou word.

Die sleutel tot goeie notules – Wie? Wat? Waar? Wanneer? Hoekom?

Ons kan baie leer uit die artikel van die Amerikaanse regsfirma Patterson Belknap Webb & Tyler: “A Minute Guide to Minutes” (hier beskikbaar) waarin hulle praat van die belangrike “5Ws”.

Jy sal die volgende inligting in die notules wil aanteken:

Wie? Die name van almal wat die vergadering bywoon; hul hoedanighede; indien lede van die direksie of ander deelnemers slegs gedeeltes van die vergadering bywoon, moet dit so aangeteken word en ook die besonderhede van watter gedeelte hul wel aan deelgeneem het. Notuleer alle verskonings vir afwesigheid wat aangebied word. Dit sal van belang wees as daar later gevra word of die vergadering die vereiste kworum gehad het om geldige besluite te kon neem.
Wat? Wat het in die vergadering gebeur? Ons wil dit volledig aanteken. Die agenda, die aangeleenthede wat bespreek is, die besluite wat geneem is en optrede wat gevolg het (resolusies moet regtens in volgorde genommer en gedateer word), opsommings van enige insette of aanbiedinge wat deur buitestaanders gemaak is (dink aan voorleggings van personeellede, ouditeure, regsadviseurs of besigheidskonsultante), enige regulatoriese aspekte wat in die vergadering opgekom het soos verklarings van belangebotsings (wetlike vereiste) en ook enige teenkanting teen besluite wat by die vergadering geneem word, moet genotuleer word, tesame met die redes vir die teenkanting.

Die direkteure moet ten alle tye in die beste belang van die maatskappy optree. Hulle moet die uitdagings en geleenthede wat die maatskappy ervaar verstaan. Hulle moet voorberei vir vergaderings en hulle moet hul onafhanklike, ingeligte insette tot voordeel van die maatskappy by vergaderings kan lewer. Die notules moet hierdie insette reflekteer. Alle direkteure behoort ten minste sewe dae voor die vergadering ‘n volledige stel vergaderingsdokumente te ontvang om die direksie die geleentheid te bied om behoorlik vir die vergadering voor te berei. Direkteure moet ook tydens die vergadering hul eie notas byhou as bewys van hul onafhanklike deelname aan die vergadering en die bydraes wat hulle gelewer het.

Indien daar kontensieuse aspekte bespreek of besluite geneem is, is dit ‘n goeie idee om jou regsverteenwoordiger opdrag te gee om die konsepnotules eers saam met jou deur te gaan. Veral as daar litigasie of verdere ondersoeke gaan volg. Dink maar aan ondersoeke deur SARS, of die Raad op Mededinging, of litigasie deur tenderaars of partye wat deur die besluite benadeel is.

Ons strewe na gesonde balans met die notules – ‘n balans tussen te veel besonderhede en te min. Die notules moet alle aspekte van belang bevat, sonder om in onnodige besonderhede vas te val.

Waar? Die notules en alle dokumente wat daarmee saamgaan moet veilig bewaar word. Die maatskappysekretaris of die verantwoordelike direkteur moet seker maak dat notules vir die voorgeskrewe minimum periode van sewe jaar bewaar word.
Wanneer? Dit is belangrik dat notules so gou moontlik na afloop van die vergaderings opgestel, gesirkuleer en deur die teenwoordiges aanvaar moet word. Terwyl die vergadering en die besprekings en die besluite nog vars in almal se gedagtes is, kan enige weglatings en regstellings dadelik aangespreek en uitgeklaar word. Dan kan almal die notule aanvaar en onderteken.
Hoekom (“Why”)? Direksievergaderings is van uiterste belang vir die goeie bestuur van ‘n maatskappy en vir die direksie se strategiese besluitneming. Volledige notules van hierdie vergaderings kan van onskatbare waarde wees in gevalle van toekomstige litigasie of latere regulatoriese ondersoeke.

Wanneer die notules deur die voorsitter van die vergadering onderteken is, word dit die bewys van alle besluite wat by die vergadering geneem is en alle resolusies wat aanvaar is. Dit verskaf die belangrike geskiedkundige konteks en rekord van die besluite en die redes vir hierdie besluite wat by die vergadering geneem is. Dit behoort duidelik te wees waarom ons hierdie belangrike proses van besluitneming en rekordhouding as prioriteit moet hanteer.